Doklady: od návštěvy k platbě

Po návštěvě nemusíš počítat zvlášť na kalkulačce. Vyúčtování vychází z toho, co jsi na termínu zapsala, a z něj se vystaví doklad. Účet návštěvy, doklad, platba hotově, kartou i QR, „Zaplaceno“, Doklady s exportem a EET máš v každém plánu, i ve Free. Plány Pro a Max k tomu přidají e-mail dokladu přímo z Tricho.app, faktury a nahrání výpisu z banky.

Než vystavíš první doklad, ulož si náhradní klíč. Doklady schováváš roky, a když zapomeneš heslo, bez klíče o ně přijdeš. Dokud klíč uložený nemáš, Tricho.app doklad nevystaví a nabídne ti ho uložit. Ze stejného důvodu ti každý měsíc připomene, když doklady z minulého měsíce ještě nejsou v žádném exportu.

Od termínu k účtu

V návštěvě je blok s účtem. Služby z termínu se do něj přepíšou s cenou, jakou mají v Mých službách. Služba bez ceny dostane 0 Kč a hlášku „Doplň cenu“.

Přidat můžeš:

• Produkt z ceníku produktů (Nastavení → Produkty). Klientka na dokladu uvidí jen prodejní cenu, nákupní cenu a marži vidíš jen ty v Produktech.
• Vlastní položku, když něco není v ceníku.
• Spropitné.
• Slevu na jednu položku, nebo na celé vyúčtování.

Ceny a množství měníš po klepnutí na Upravit. Pozdější změna ceny v ceníku už hotový účet nezmění.

Jak klientka zaplatila

Pod celkem vybereš způsob platby:

• Hotově — celková částka se zaokrouhlí na celé koruny. Zaokrouhlení je na dokladu zvlášť.
• Kartou
• QR platba — ukážeš QR kód, klientka ho naskenuje v bance.
• Převodem později

Klepneš na Vystavit doklad s částkou. Doklad se vystaví až druhým klepnutím, aby ho nevytvořil omylem dotek. Hotovost a karta se berou jako zaplacené hned. U QR platby klepneš na Zaplaceno, až ti peníze přijdou.

Než vystavíš první doklad, doplň v Nastavení → Doklady a platby, kdo ho vystavuje: jméno nebo obchodní firmu, sídlo, IČO a řádek o zápisu v rejstříku. Plátkyně DPH přidá DIČ. Dokud to chybí, zůstane vyúčtování rozepsané.

Jaký doklad klientka dostane

Název a obsah se řídí tvým daňovým profilem v Doklady a platby:

• Účtenka – doklad o zaplacení — když nejsi plátkyně DPH. DPH na ní není nikde.
• Zjednodušený daňový doklad — plátkyně DPH do 10 000 Kč.
• Daňový doklad — pro firmu jako odběratele a nad 10 000 Kč. Tricho.app se před vystavením zeptá na jméno nebo firmu a adresu odběratele.

Na dokladu je tvoje identifikace, číslo, datum a čas, položky, slevy, celkem, způsob platby a případné zaokrouhlení. Plátkyně má navíc rozpis DPH.

Nikdy na něm není nic zdravotního: žádné alergeny, poznámky ani fotky. Jméno klientky je jen na plném daňovém dokladu.

Číslování

Doklad má číslo tvaru K7QD/2027/000012: značka telefonu, rok a pořadí. Každý telefon má svou vlastní značku, takže dva telefony bez signálu nikdy nevystaví stejné číslo. Rozepsané vyúčtování číslo nemá.

Oprava je storno

Vystavený doklad se neupravuje a nemaže. Když je v něm chyba, klepni na Stornovat doklad. Tricho.app vystaví opravný doklad se zápornou částkou a původní zůstane, jen označený „Stornováno“. Pak vystavíš správný doklad.

QR platba

Pro QR platbu doplň číslo účtu v Doklady a platby. Můžeš zadat české číslo předčíslí-číslo/kód i IBAN. QR se vytvoří přímo v telefonu, na internet nepotřebuje. Obsahuje částku, variabilní symbol z čísla dokladu a zprávu s tvým názvem a číslem dokladu. Jméno klientky v ní není. Pro účet v eurech je QR ve formátu EPC.

PDF a sdílení

Doklad můžeš ukázat na displeji a poslat ho jako PDF přes Sdílet doklad ze svého telefonu (sdílením nebo stažením souboru). Vždycky to jde, i bez signálu a bez jakéhokoli nastavení.

Poslat e-mailem

E-mail dokladu je v plánech Pro a Max. Ve Free pošleš PDF z telefonu sama — přes Sdílet ho dáš do e-mailu, zprávy nebo AirDropu.

V Doklady a platby zapni Posílat doklady e-mailem. Ve výchozím stavu je vypnuté. Před prvním e-mailem klientce se Tricho.app zeptá, jestli souhlasí, že jí budeš doklady posílat e-mailem. Datum souhlasu se zapíše do její karty a souhlas tam můžeš kdykoli vzít zpět.

Tohle je jedno z mála míst, kde přes server jde něco nezašifrovaného:

• Telefon pošle serveru hotové PDF, e-mail klientky, název podniku a tvůj e-mail pro odpovědi.
• Server to hned předá dál jako e-mail a nic z toho neukládá. Do záznamů provozu se zapíše jen to, že e-mail odešel, a jeho velikost. Ne adresa, ne obsah.
• E-mail se odešle jménem tvého podniku „přes Tricho.app“. Když na něj klientka odpoví, odpověď přijde tobě.

Když odeslání nevyjde, doklad ukáže „Doklad se nepodařilo odeslat“ a nabídne Poslat ze zařízení.

Obrazovka Doklady

Najdeš ji v Nastavení → Doklady. Nahoře je jedna věta, třeba „Dnes: 5 dokladů · 6 850 Kč · EET: vše odesláno“. Pod ní jsou dnešní doklady a starší podle měsíců. U každého je „zaplaceno“, „čeká na platbu“, případně „storno“. Žádné grafy ani srovnání tu nejsou.

Export a připomínka

Doklady musíš uchovat 10 let. Bez hesla se do aplikace nedostaneš, tak si je ukládej i jinam. Export vytvoří soubor ZIP za tento měsíc nebo za celý rok. Je v něm PDF každého dokladu, tabulka CSV a soubor JSON s kontrolními součty PDF.

Od ledna do března ti na lístku svítí „Ulož si doklady za rok …“, dokud nestáhneš export celého minulého roku. Export jednoho měsíce se nepočítá.

Hranice obratu

Až tvůj letošní obrat překročí hranici, Tricho.app ti to na obrazovce Doklady napíše jednou větou, spočítané v telefonu. Jde o hranici 2 000 000 Kč pro plátcovství DPH a u EET OFF o hranici 1 000 000 Kč. Není to daňové poradenství. Poraď se s účetní.

Víc o evidenci tržeb je v článku EET v Tricho.app, o tom, co server vidí, v článku Soukromí a bezpečnost.