Účastnice a docházka

Když pořádáš akci, přijdou i lidé, které v kartotéce nemáš a ani nemusíš mít. Účastnice je záznam o člověku, který se na akci přihlásil nebo ho někdo přihlásil. Je to záznam zvlášť, oddělený od karet klientek: nemá alergeny, anamnézu ani fotografie a nikdy se s kartou sám nespojí.

Záznamy najdeš v Menu → Účastnice. Řádek se objeví, jakmile u tebe první Účastnice je. Všechno je šifrované stejně jako zbytek sešitu a funguje to na každém tarifu a bez připojení.

Co je v záznamu

• jméno, e-mail a telefon, pokud je máš,
• fakturační údaje, když se přihlásila na firmu,
• provozní poznámka (jen věc k akci — zdravotní údaje patří do karty klientky, ne sem),
• u každé přihlášky akce, termín a dny s docházkou,
• stav informací o údajích (viz níže).

Nic se tu nesčítá ani nehodnotí. Žádné pořadí, procenta ani srovnání akcí.

Když se přihlásí víc lidí najednou, třeba tři místa pod jedním jménem, vznikne záznam pro každou z nich. Stejná e-mailová adresa dává vždy stejný záznam, i když se přihlásí podruhé. Pokud dvě různá jména sdílejí jednu adresu, Tricho.app je nespojí. Nechá je zvlášť a upozorní tě. Na detailu si pak vybereš Nechat zvlášť nebo Spojit s….

Je to moje klientka

Pokud Účastnice přijde i do tvé kartotéky, ťukni na detailu na Je to moje klientka a vyber její kartu. Propojení je jen odkaz. Nic se nekopíruje, žádný údaj z jednoho záznamu do druhého. Odkaz můžeš kdykoli zrušit.

Ruční přihláška

Přihlášku můžeš zadat sama, třeba když se někdo ozve telefonem nebo přijde na místě. Vyplníš jméno, počet míst a e-mail každé spoluúčastnice. Bez něj jí informace o údajích nepošleš, a proto ho Tricho.app chce vždy.

U akce pro firmy chce Tricho.app i fakturační údaje včetně IČO. Když je termín plný, zeptá se Termín je plný. Přidat i tak? a zapíše až po potvrzení. Dvě zařízení bez připojení totiž o sobě nevědí a můžou termín přeplnit.

Ruční přihlášku na zveřejněnou akci zapíšeš, až jsi online. U neveřejné akce zůstane jen v tvém zařízení.

Kdo přijde na místě, přidáš v listu docházky přes Přidat na místě. Vznikne přihláška na jedno místo, na kterou přijde ta, kterou zapisuješ.

Informace pro spoluúčastnice

Spoluúčastnice jsi nezadávala ona sama. O tom, že jejich jméno a e-mail uchováváš, se dozvědí od tebe, nejpozději do 28 dnů od přihlášky a vždy před první akcí. Tricho.app to hlídá:

• Při přihlášce přes tvou stránku jim informace pošle Tricho.app e-mailem sama.
• U ruční přihlášky ťukni na detailu na Poslat informace. Otevře se e-mail (nebo sdílení) s hotovým textem. Po odeslání ťukni na Odesláno.
• Nebo jim text předej na místě. V docházce prvního dne je řádek Předej informace o údajích a u každé jedno ťuknutí na Předáno.

Dokud informace nedostaly, uvidíš na přehledu upozornění. Čím blíž je lhůta, tím je naléhavější, a poslední tři dny ho už nejde odložit.

Docházka

Docházku značíš v listu daného dne akce. Každá Účastnice má tři tlačítka: přišla, nepřišla a omluvená. Vybrané tlačítko ťuknutím zrušíš. Všechny přišly označí jen ty, které ještě nemají žádnou značku, nic nepřepíše. Nahoře stojí jediné číslo: Přišlo 3 z 4.

Funguje to v sále bez signálu a ze dvou telefonů naráz. Každá značka je zvlášť, takže dva telefony, které značí různé lidi, se nepřepíší. Na detailu Účastnice pak vidíš: 1. den přišla, 2. den omluvená.

Docházka je jen záznam. Neruší přihlášku, nevrací peníze, nevystavuje ani neruší doklad a nikam se neposílá.

Stáhnout a smazat

• Stáhnout údaje na detailu uloží její záznam, její přihlášky a docházku do souboru. Je nešifrovaný, nejdřív to potvrdíš.
• Smazat trvale (potvrdíš slovem SMAZAT) smaže záznam, jeho odkazy i docházku. Dokud akce, na kterou je přihlášená, neskončila, nebo dokud něco zbývá doplatit, smazat nejde. Nejdřív přihlášku stornuj nebo počkej do konce akce. Když sešit synchronizuješ, dokončíš smazání, až budeš online. Přihlášky (3 roky) a doklady (10 let) zůstanou, protože je zákon chce. Přihláška v sobě drží Účastnici jen jako číslo, doklad jako odběratele.
• Zálohy se mažou podle tarifu: v záloze starší než smazání může záznam ještě být (Pro 12 měsíců, Max 5 let).

Tři roky a co s tím

Účastnici, u které uplynuly 3 roky od poslední akce, Tricho.app po 30 dnech upozornění sama smaže. Upozornění ti řekne kolik jich je. Můžeš ji u každé nebo u všech najednou ponechat ještě rok. Pokud je Účastnice propojená s kartou klientky, sama se nesmaže.